Doanh số & chi phí theo kênh bán hàng
Doanh số net (đã trừ đơn hoàn/huỷ) · Chi phí kênh = tiền thực chi (vận chuyển / phí sàn / quảng cáo), không gồm chiết khấu vì doanh thu đã ghi nhận sau chiết khấu · CK bình quân = phần Vị Nam thực cấp cho khách trên bảng giá áp dụng · Chênh lệch vs RRP chỉ để tham chiếu cơ cấu giá kênh
Doanh số nhiều năm — gộp dữ liệu chi tiết và dữ liệu đã lưu trữ
Bảng này luôn đủ số liệu 5–10 năm kể cả sau khi đã nén dữ liệu cũ · Tháng có dấu 🗄 là tháng đã lưu trữ
Xu hướng theo ngày
Doanh số net từng kênh (triệu đồng)
Cơ cấu doanh số
Tỷ trọng theo kênh
Cơ cấu chi phí toàn công ty
Chỉ gồm tiền thực chi: vận chuyển · phí sàn · phí giao dịch · affiliate · quảng cáo
Chất lượng đơn hàng
Đơn thành công · Đơn hoàn · Đơn huỷ theo kênh
Tổng số lượng bán ra của từng sản phẩm
Gộp toàn bộ 3 mảng kinh doanh · Đã loại đơn hoàn và đơn huỷ
Kế hoạch sản lượng kỳ tiếp theo
Căn cứ sản lượng đã bán của kỳ đang xem, so với kỳ trước liền kề, đối chiếu tồn kho hiện có để ra số cần chuẩn bị
Top 10 khách hàng (kênh GT/MT/Đại lý)
Theo doanh số net trong kỳ
Doanh số theo nhóm ngành hàng
Súp · Canh · Đồ ăn liền · Cháo · Chè
Nhập đơn hàng phát sinh
Đơn giá tự động điền theo nhóm khách hàng · Giá vốn lấy từ bảng giá cost · Mỗi tháng lưu thành 1 sheet khi xuất Excel
Chưa có chương trình phù hợp? Chọn ➕ Tạo chương trình mới… ngay trong ô này —
tạo xong hệ thống tự quay lại đơn đang nhập dở.
Sản phẩm
Loại dòng
ĐVT
Số lượng
Đơn giá (đ)
CK %
Thành tiền (đ)
Chọn sản phẩm để xem biên lợi nhuận ước tính của đơn.
Đơn hàng nhập gần đây
20 đơn mới nhất
Sổ chi tiết đơn hàng
Bấm Sửa để nạp đơn lên form nhập liệu
Mở mã khách hàng
Mã tự sinh theo nhóm: NPP (Nhà phân phối) · DL (Đại lý cấp 2) · MT (Siêu thị/CVS) · CH (Cửa hàng bán lẻ) · KL (Khách lẻ) · NV (CBNV) · HR (Horeca)
Danh sách khách hàng
Dữ liệu này được xuất sang sheet DM_KhachHang trong file Excel
Cập nhật bảng báo giá hàng tháng
Tải file Excel báo giá lên là toàn bộ giá trong hệ thống được cập nhật · Mỗi lần tải lưu thành một phiên bản gắn tháng hiệu lực · Đơn hàng tự điền giá theo nhóm khách hàng
Toàn bộ giá trong file phải là giá CHƯA VAT. File cần 5 cột giá:
Giá cost (giá nhập Bimifoods) · Giá NPP · Giá buôn (dùng chung cho MT, Đại lý C2, Cửa hàng GT, Horeca, CBNV) ·
Giá khách lẻ · Giá niêm yết sàn TMĐT. Bấm Tải file mẫu để lấy đúng định dạng, điền giá rồi tải lại lên.
Kéo thả file báo giá vào đây hoặc bấm để chọn
.xlsx · .xls · .csv — hệ thống tự nhận cột theo tên, không cần đúng thứ tự
Lịch sử bảng giá
Đơn hàng và báo cáo của mỗi tháng dùng đúng bảng giá hiệu lực tại tháng đó — lãi gộp tháng cũ không bị đổi ngược khi giá nhập thay đổi
Bảng giá cost & giá bán từng sản phẩm
Bấm trực tiếp vào ô để sửa · Giá cost dùng để tính giá vốn và biên lợi nhuận trên toàn hệ thống (kể cả TikTok Shop & Shopee)
Toàn bộ các cột giá trong bảng này đều là giá CHƯA VAT.
Hệ thống cộng VAT ở tầng đơn hàng (ô VAT % khi nhập đơn), nên nếu nhập giá đã gồm VAT thì thuế bị tính hai lần:
giá vốn bị đội lên và lãi gộp bị báo thấp hơn thực tế.
Giá nhập từ Bimifoods trên bảng tính nội bộ là giá ĐÃ VAT — cần chia cho 1,08 trước khi nhập vào đây (ví dụ 19.008 ÷ 1,08 = 17.600 · 59.616 ÷ 1,08 = 55.200 · 67.392 ÷ 1,08 = 62.400). Nếu đã lỡ nhập giá đã gồm VAT, bấm nút Quy đổi ĐÃ VAT → CHƯA VAT bên dưới.
Giá nhập từ Bimifoods trên bảng tính nội bộ là giá ĐÃ VAT — cần chia cho 1,08 trước khi nhập vào đây (ví dụ 19.008 ÷ 1,08 = 17.600 · 59.616 ÷ 1,08 = 55.200 · 67.392 ÷ 1,08 = 62.400). Nếu đã lỡ nhập giá đã gồm VAT, bấm nút Quy đổi ĐÃ VAT → CHƯA VAT bên dưới.
Chuẩn: NPP −40% · Giá buôn −30% so với giá khách lẻ
Dùng để đưa đơn hàng các tháng trước từ file Excel của nhân viên lên hệ thống.
File cần có mỗi dòng là một sản phẩm trong đơn. Hệ thống tự nhận diện tên cột, gom các dòng cùng mã đơn thành một đơn hàng, tự ghép sản phẩm theo tên hoặc mã, và tính lại toàn bộ thành tiền — VAT — giá vốn theo bảng giá cost hiện hành.
Đơn nhập từ đây được đánh dấu đã xuất kho (vì thực tế đã giao xong) và không trừ tồn kho để không làm sai tồn hiện tại.
File cần có mỗi dòng là một sản phẩm trong đơn. Hệ thống tự nhận diện tên cột, gom các dòng cùng mã đơn thành một đơn hàng, tự ghép sản phẩm theo tên hoặc mã, và tính lại toàn bộ thành tiền — VAT — giá vốn theo bảng giá cost hiện hành.
Đơn nhập từ đây được đánh dấu đã xuất kho (vì thực tế đã giao xong) và không trừ tồn kho để không làm sai tồn hiện tại.
1. Tải file lịch sử đơn hàng
Hỗ trợ .xlsx · .xls · .csv
Kéo thả file vào đây hoặc bấm để chọnMỗi dòng một sản phẩm trong đơn
2. File mẫu chuẩn
Gửi file này cho nhân viên để từ nay nhập theo đúng định dạng, nạp lên không cần chỉnh cột
| Cột bắt buộc | Cột nên có |
| Mã đơn · Ngày · Tên khách hàng Tên sản phẩm · Số lượng · Đơn giá |
Mã KH · Nhóm KH · Mã SP · ĐVT CK dòng % · CK đơn % · VAT % Phí vận chuyển · Trạng thái · Ghi chú |
Phiếu xuất hàng mẫu / hàng khuyến mại
Dùng cho hàng xuất kho KHÔNG thu tiền: gửi mẫu chào hàng, quà KOC/KOL, hội chợ, trưng bày, đổi hàng lỗi, hỏng vỡ · Chi phí tính theo giá vốn, có hiển thị thêm giá trị theo giá bán lẻ đề xuất
Sản phẩm
ĐVT
Số lượng
Giá vốn (đ)
Giá bán lẻ ĐX (đ)
Nhập sản phẩm để xem chi phí và mức sử dụng hạn mức tháng.
Danh sách phiếu xuất hàng mẫu / khuyến mại
Danh mục chương trình khuyến mại
Gắn mã chương trình vào đơn hàng và phiếu hàng mẫu để theo dõi ngân sách duyệt so với thực chi
Chi phí hàng mẫu & khuyến mại theo tháng
Giá vốn hàng tặng kèm trong đơn + hàng mẫu xuất riêng (triệu đồng)
Cơ cấu theo loại phiếu
Giá vốn hàng xuất không thu tiền
Top khách hàng nhận hàng mẫu / khuyến mại
Đối chiếu chi phí đã bỏ ra với doanh số khách mang lại để phát hiện trường hợp nhận nhiều mà không ra đơn
Doanh số theo nhóm khách hàng
NPP · Đại lý · MT · Cửa hàng · Khách lẻ · CBNV · Horeca
Chi phí vận chuyển theo phương thức
Nội bộ · Viettel Post · Xe ghép
Hiệu quả theo sản phẩm — kênh GT
Sản lượng · Doanh số · Giá vốn · Lãi gộp
Chi phí hàng mẫu & khuyến mại trong kỳ
Toàn bộ hàng xuất kho không thu tiền, tính theo giá vốn · Phân bổ theo nhóm kênh để thấy rõ khoản nào nằm trong P&L kênh GT, khoản nào tính ở nơi khác
P&L kênh GT/MT/Đại lý/Khách lẻ/CBNV
Kết quả kinh doanh trong kỳ
Hệ thống tự nhận diện tên cột (cả tiếng Việt và tiếng Anh). Nếu nhận sai, anh chỉnh lại ở bảng ánh xạ cột hiện ra sau khi tải file.
Dữ liệu cũ luôn được giữ nguyên — file mới chỉ bổ sung phần chưa có, dòng trùng tự động loại bỏ.
1. Báo cáo đối soát
Finance → Transactions → Settled → chọn ngày tháng → Export
Cho: doanh thu thực nhận, phí sàn, phí giao dịch, hoa hồng affiliate, phí vận chuyển
Cho: doanh thu thực nhận, phí sàn, phí giao dịch, hoa hồng affiliate, phí vận chuyển
Kéo thả file vào đây hoặc bấm để chọn.xlsx · .xls · .csv
File đối soát chứa sẵn các dòng GMV payment for TikTok Ads — đây chính là tiền quảng cáo đã trừ.
Nếu bật, hệ thống ghi nhận luôn, anh/chị không cần nạp thêm Báo cáo quảng cáo để tránh tính trùng.
2. Báo cáo đơn hàng
Orders → Manage Orders → chọn All → chọn ngày tháng → Export
Cho: doanh số gộp, sản lượng theo SKU, trạng thái đơn, lý do huỷ
Cho: doanh số gộp, sản lượng theo SKU, trạng thái đơn, lý do huỷ
Kéo thả file vào đây hoặc bấm để chọn.xlsx · .xls · .csv
3. Báo cáo Affiliate
Affiliate Marketing → Affiliate Orders / Performance → chọn ngày tháng → Export
Cho: doanh thu do cộng tác viên mang lại và hoa hồng phải trả
Cho: doanh thu do cộng tác viên mang lại và hoa hồng phải trả
Báo cáo này là số liệu theo kỳ và theo sản phẩm, không có ngày trên từng dòng.
Hệ thống tự đọc kỳ từ tên file (VD: …20260701-20260731), anh/chị kiểm tra lại trước khi nạp.
Kéo thả file vào đây hoặc bấm để chọn.xlsx · .xls · .csv
4. Báo cáo quảng cáo
TikTok Ads Manager / GMV Max → Campaign → chọn ngày tháng → Export
Cho: chi phí quảng cáo theo ngày và doanh thu quảng cáo mang lại
Cho: chi phí quảng cáo theo ngày và doanh thu quảng cáo mang lại
Kéo thả file vào đây hoặc bấm để chọn.xlsx · .xls · .csv
5. Báo cáo hoàn hàng
Orders → Return & Refund → chọn ngày tháng → Export
Cho: số đơn hoàn, giá trị hoàn tiền và nguyên nhân trả hàng
Cho: số đơn hoàn, giá trị hoàn tiền và nguyên nhân trả hàng
Kéo thả file vào đây hoặc bấm để chọn.xlsx · .xls · .csv
Ánh xạ SKU sàn → Sản phẩm nội bộ
Ghép mã/tên sản phẩm trên sàn với danh mục nội bộ để tính giá vốn và gộp sản lượng vào dashboard
Nhật ký nạp file
Dữ liệu cũ luôn được giữ lại · dòng trùng bị loại bỏ · file mới chỉ bổ sung phần chưa có
Chi tiết đơn hàng TikTok Shop
Dữ liệu chuẩn hoá từ file xuất của sàn
Bảng quyết toán đơn hàng
Đối chiếu doanh thu ghi nhận với số tiền thực nhận về ví
Doanh thu & hoa hồng Affiliate
Số liệu lấy từ Báo cáo Affiliate của TikTok Shop
Chi tiết đơn hoàn hàng / hoàn tiền
Số liệu lấy từ Báo cáo hoàn hàng — dùng để phân tích nguyên nhân và giá trị thiệt hại
Cập nhật chi phí quảng cáo TikTok Shop
Nhập theo ngày để đối chiếu ROAS hàng ngày · Bao gồm Shop Ads, Video Ads, Live Ads, GMV Max
Lịch sử chi phí quảng cáo
Báo cáo P&L — TikTok Shop
Cơ cấu chi phí trên doanh thu
% trên doanh thu thuần
Phân tích đơn trả hàng / hoàn tiền
Ưu tiên số liệu từ Báo cáo hoàn hàng, nếu chưa nạp thì lấy theo trạng thái đơn
Phân tích đơn huỷ
Lý do huỷ sắp xếp theo mức độ phổ biến từ cao xuống thấp
Phân tích Affiliate
Số liệu từ Báo cáo Affiliate — doanh thu và hoa hồng cộng tác viên
Hiệu quả theo sản phẩm
Sản lượng · Doanh thu · Giá vốn · Lãi gộp trước phí sàn
Vì sao ba file cho ra ba con số khác nhau? Ba báo cáo TikTok xuất ra không cùng thước đo: báo cáo đối soát xếp theo ngày tiền về ví, báo cáo đơn hàng xếp theo ngày khách đặt, báo cáo Affiliate chỉ tính phần doanh số do nhà sáng tạo mang lại. Màn hình này đối chiếu ba nguồn và phát hiện khi một file bị thiếu dữ liệu.
1. Cầu nối số liệu trong file đối soát
Từ doanh số gộp xuống tới số tiền thực sự về ví — mỗi dòng lấy thẳng từ file, cộng lại phải khớp sheet Reports của TikTok
2. Doanh thu đối soát thuộc về đơn của tháng nào?
Đơn giao cuối tháng trước thường sang tháng sau mới được quyết toán — đây là lý do lớn nhất khiến hai con số lệch nhau
3. Kiểm tra độ phủ của file đơn hàng
Đối chiếu từng mã đơn trong file đối soát với file đơn hàng · Thiếu mã nào, thuộc ngày nào — để anh biết chính xác cần tải lại khoảng thời gian nào
4. Ba nguồn nói gì về cùng một kỳ
Đặt cạnh nhau để thấy rõ nguồn nào đang thiếu
5. Dùng con số nào cho việc gì
Cách lấy file từ Shopee Seller Centre:
• Đơn hàng: Đơn hàng → Đơn hàng của tôi → Xuất → Toàn bộ đơn hàng
• Tiền về ví: Tài chính → Số dư tài khoản/Doanh thu → Xuất báo cáo thu nhập (Income statement)
• Affiliate: Kênh Marketing → Shopee Affiliate/AMS → Xuất báo cáo hoa hồng đơn hàng
• Quảng cáo: Kênh Marketing → Quảng cáo Shopee → Xuất báo cáo (hoặc nhập tay ở tab Chi phí quảng cáo)
• Đơn hàng: Đơn hàng → Đơn hàng của tôi → Xuất → Toàn bộ đơn hàng
• Tiền về ví: Tài chính → Số dư tài khoản/Doanh thu → Xuất báo cáo thu nhập (Income statement)
• Affiliate: Kênh Marketing → Shopee Affiliate/AMS → Xuất báo cáo hoa hồng đơn hàng
• Quảng cáo: Kênh Marketing → Quảng cáo Shopee → Xuất báo cáo (hoặc nhập tay ở tab Chi phí quảng cáo)
1. File đơn hàng
Doanh số gộp, sản lượng, trạng thái
Kéo thả hoặc bấm chọn file.xlsx · .xls · .csv
2. File tiền về ví
Phí cố định, phí dịch vụ, phí thanh toán, số tiền thực nhận
Kéo thả hoặc bấm chọn file.xlsx · .xls · .csv
3. File Affiliate
Hoa hồng cộng tác viên / KOC theo đơn
Kéo thả hoặc bấm chọn file.xlsx · .xls · .csv
4. File chi phí quảng cáo
Dùng file Số dư ví tải từ Shopee (Tài chính → Số dư tài khoản → Xuất). Hệ thống chỉ lấy các dòng có cột Mô tả khớp từ khoá bên dưới, mọi dòng đối soát đơn hàng đều bị bỏ qua.
Ngăn cách bằng dấu phẩy · không phân biệt hoa thường và dấu tiếng Việt · VD dòng khớp: "Khấu trừ chi phí Dịch vụ Hiển thị Sản phẩm (Giá thầu Tự động - Tối đa Doanh thu)"
Kéo thả hoặc bấm chọn file.xlsx · .xls · .csv
Ánh xạ SKU sàn → Sản phẩm nội bộ
Ghép mã/tên sản phẩm Shopee với danh mục nội bộ để tính giá vốn
Nhật ký nạp file
Dữ liệu cũ luôn được giữ lại · dòng trùng bị loại bỏ · file mới chỉ bổ sung phần chưa có
Chi tiết đơn hàng Shopee
Bảng tiền về ví
Đối chiếu doanh thu ghi nhận với tiền thực nhận
Hoa hồng Affiliate
Cập nhật chi phí quảng cáo Shopee
Nhập tay theo ngày hoặc nạp từ file ở tab Nhập file dữ liệu
Lịch sử chi phí quảng cáo
Báo cáo P&L — Shopee
Cơ cấu chi phí trên doanh thu
% trên doanh thu thuần
Phân tích đơn trả hàng / hoàn tiền
Đơn khách đã nhận rồi trả lại hoặc yêu cầu hoàn tiền
Phân tích đơn huỷ
Đơn bị huỷ trước khi giao · lý do sắp xếp theo mức độ phổ biến
Phân tích Affiliate
Số liệu lấy từ file ProductPerformance — doanh thu và hoa hồng cộng tác viên
Hiệu quả theo sản phẩm
Vì sao ba file cho ra ba con số khác nhau? Ba báo cáo Shopee xuất ra không cùng thước đo: báo cáo tiền về ví xếp theo ngày tiền về ví, báo cáo đơn hàng xếp theo ngày khách đặt, báo cáo Affiliate chỉ tính phần doanh số do nhà sáng tạo mang lại. Màn hình này đối chiếu ba nguồn và phát hiện khi một file bị thiếu dữ liệu.
1. Cầu nối số liệu trong file tiền về ví
Từ doanh số gộp xuống tới số tiền thực sự về ví — mỗi dòng lấy thẳng từ file, cộng lại phải khớp tổng tiền Shopee đã chuyển vào ví
2. Tiền về ví thuộc về đơn của tháng nào?
Đơn giao cuối tháng trước thường sang tháng sau mới được quyết toán — đây là lý do lớn nhất khiến hai con số lệch nhau
3. Kiểm tra độ phủ của file đơn hàng
Đối chiếu từng mã đơn trong file tiền về ví với file đơn hàng · Thiếu mã nào, thuộc ngày nào — để anh biết chính xác cần tải lại khoảng thời gian nào
4. Ba nguồn nói gì về cùng một kỳ
Đặt cạnh nhau để thấy rõ nguồn nào đang thiếu
5. Dùng con số nào cho việc gì
Phễu cơ hội theo giai đoạn
Bấm vào thẻ để mở chi tiết và ghi nhật ký làm việc · Đổi giai đoạn ngay trên thẻ bằng ô chọn phía dưới
Thông tin cơ hội
Khách hàng đang làm việc hoặc dự kiến tiếp cận · Khi chốt hợp đồng có thể mở mã khách hàng chính thức ngay từ đây
Nhật ký làm việc
Ghi lại từng lần liên hệ để cả phòng nắm được tiến độ và không bỏ sót khách
Chọn một cơ hội ở bảng theo dõi để ghi nhật ký
Danh sách toàn bộ cơ hội
Bốn nhóm khách hàng có cách đàm phán khác nhau hẳn nhau, nên mỗi nhóm có
bộ hồ sơ riêng, trường tải danh sách riêng và phân giao nhân sự riêng.
Nhóm suy ra từ kênh phát triển của khách, nên đổi kênh là khách tự chuyển nhóm — không bao giờ lệch nhau.
Hoặc bấm ✏ Hồ sơ ở từng dòng trong bảng để nhập ngay tại đây, không phải sang thẻ khác
Tải danh sách khách hàng của nhóm này
File cần có cột Công ty và Người liên hệ; các cột
Địa chỉ · Chức vụ · SĐT và Email · Tóm tắt về công ty là tuỳ chọn.
Mọi dòng trong file sẽ được xếp vào — hệ thống không tự đẩy khách sang nhóm khác.
Phân giao nhân sự chăm sóc
Tích chọn khách ở bảng dưới rồi đặt người phụ trách cho cả lô — khỏi phải mở từng hồ sơ
Khách hàng trong nhóm
Bấm tên đơn vị để mở hồ sơ đầy đủ · cột Hồ sơ nhóm cho biết còn thiếu thông tin gì để báo giá được
Danh sách đầy đủ thông tin khách hàng và đối tác đang theo đuổi — dành cho Ban giám đốc
và Kiểm soát kinh doanh theo dõi. Mức độ làm việc do hệ thống tự chấm từ nhật ký làm việc,
không ai tự đặt được, nên nhìn là biết khách nào đang được chăm và khách nào bị bỏ quên.
Danh sách khách hàng & đối tác
Bấm vào tên đơn vị để mở hồ sơ đầy đủ và nhật ký làm việc của khách đó
Sau mỗi hội chợ, triển lãm hay đợt xúc tiến, anh gom danh thiếp thành một file Excel rồi tải lên đây.
Mỗi lần tải là một đợt — chọn nguồn và tên sự kiện một lần, hệ thống ghi cho toàn bộ danh sách,
nên sau này anh biết được hội chợ nào thực sự ra khách.
Bước 1 — Đợt thu thập này là gì
Điền trước khi chọn file. Hai ô này áp cho mọi dòng trong file.
Bước 2 — Chọn file danh sách
File cần có cột Công ty và Người liên hệ. Các cột
Địa chỉ · Chức vụ · SĐT và Email · Tóm tắt về công ty là tuỳ chọn —
hệ thống tự tách số điện thoại, email và website ra khỏi ô gộp chung.
Việc đến hạn & quá hạn
Lấy từ mục "Việc tiếp theo" trong nhật ký làm việc — sắp xếp việc quá hạn lâu nhất lên đầu
Khách đàm phán thất bại — đến hạn tái tiếp cận
Thất bại không có nghĩa là mất hẳn. Hệ thống nhắc lại ở ba mốc:
30 ngày hỏi thăm giữ quan hệ · 90 ngày chào lại khi có sản phẩm hoặc chính sách mới ·
180 ngày rà soát lại toàn bộ
Cơ hội lâu ngày không có hoạt động
Cơ hội đang theo đuổi nhưng không được liên hệ trong 14 ngày trở lên — nguy cơ mất khách
Phễu bán hàng theo giai đoạn
Số cơ hội · giá trị dự kiến · giá trị có trọng số theo xác suất thắng
Cơ hội theo kênh phát triển
Giá trị dự kiến mỗi tháng (triệu đồng)
Tỷ trọng cơ hội theo giai đoạn
Theo số lượng cơ hội
Kết quả theo kênh phát triển
Tỷ lệ chốt thành công và giá trị đã ký của từng kênh
Hiệu quả theo người phụ trách
Danh sách đơn hàng trong quy trình duyệt
Sale Admin lên đơn → Kiểm soát kinh doanh → Kế toán tài chính → Kho vận xuất hàng
Thẻ kho — tồn kho theo sản phẩm
Tồn = Nhập kho − Xuất bán GT (đã xuất kho) − Hàng mẫu/KM − Xuất sàn (đã xác nhận giao vận) · Cột Định mức sửa trực tiếp để bật cảnh báo tồn thấp
Phiếu nhập kho
Nhập hàng từ nhà máy Bimifoods, nhập lại hàng hoàn từ sàn, hoặc điều chỉnh sau kiểm kê
Sản phẩm
ĐVT
Số lượng
Số lô
NSX
Hạn dùng
Hết hạn
Số lượng có thể nhập số âm khi điều chỉnh giảm sau kiểm kê hoặc ghi nhận hàng hỏng vỡ trong kho.
Lịch sử nhập kho
Tồn kho theo lô sản xuất
Tồn từng lô tính theo nguyên tắc FEFO — lô hết hạn trước xuất trước: sản lượng đã xuất bán được trừ dần từ lô có hạn sử dụng sớm nhất. Bấm số lô để mở phiếu nhập gốc.
Hạn sử dụng theo sản phẩm
Dùng để quyết định đẩy khuyến mại, xả hàng cận date hoặc dừng nhập thêm
Phiếu này dùng cho thứ kho phát ra nhưng không bán: thư cảm ơn, túi quà, bao lì xì,
thùng carton, băng dính, tem nhãn, quà tặng sự kiện, hàng huỷ do hỏng vỡ…
Kho lập phiếu là trừ tồn ngay, không cần ai phê duyệt. Hàng bán cho khách vẫn đi theo đơn hàng ở thẻ
Hàng chờ duyệt — không lập ở đây.
Phiếu xuất kho vật tư
Mỗi phiếu ghi lại người lập và thời điểm để truy vết khi kiểm kê
Vật tư
ĐVT
Số lượng
Tồn hiện tại
Giá trị
Lịch sử xuất kho vật tư
Bấm In để in phiếu xuất có đủ chữ ký người lập · người nhận · thủ kho
Tạo mã vật tư mới
Vật tư không có giá bán và không bao giờ vào doanh số — chỉ theo dõi tồn kho và định mức đặt thêm
Tải danh mục lên từ file Excel
Dùng khi cần tạo nhiều mã một lúc. File cần có cột Mã và Tên; các cột
Loại · ĐVT · Quy cách · Giá vốn · Định mức là tuỳ chọn.
Cột Loại ghi Vật tư hoặc để trống. Mã đã có sẵn sẽ được cập nhật, không tạo trùng.
Danh mục vật tư
Sửa trực tiếp trên bảng — thay đổi được lưu ngay
Danh mục hàng hoá bán — chỉ để đối chiếu
Mã sản phẩm bán do Ban giám đốc / Sale Admin tạo tại GT/MT/Đại lý → Giá cost & giá bán.
Kho không sửa được ở đây để tránh trùng mã và sai bảng giá.
Đơn TikTok Shop và Shopee chỉ trừ tồn kho sau khi Kho vận xác nhận đã giao thành công cho đơn vị vận chuyển. Cuối mỗi ngày, kho chọn ngày rồi bấm xác nhận cho từng sàn.
Đơn sàn chờ xác nhận giao vận
Xác nhận xong hệ thống trừ tồn kho theo đúng số lượng từng SKU đã ghép
Đơn đã xuất kho nhưng sau đó hoàn / huỷ
Hàng đã rời kho, khi nhận lại cần lập Phiếu nhập kho — Nhập lại hàng hoàn để tồn khớp thực tế
Kết nối Claude API — tuỳ chọn
Không bắt buộc. Toàn bộ phần phân tích số liệu ở hai tab bên cạnh chạy hoàn toàn trên máy, không cần internet và không tốn phí. Kết nối Claude API chỉ để AI viết thêm phần luận giải bằng lời và đề xuất chiến lược.
Anh lấy API key tại console.anthropic.com → API Keys → Create Key. Key được lưu trong trình duyệt của máy này, không đẩy lên Google Sheets, không chia sẻ cho nhân viên khác.
Lưu ý về dữ liệu: khi anh bấm "Nhờ Claude…", hệ thống chỉ gửi đi số liệu tổng hợp (doanh số, sản lượng, chi phí, tên sản phẩm, tên đơn vị khách hàng trong CRM) — không gửi danh sách đơn hàng chi tiết, không gửi số điện thoại, không gửi giá vốn nếu tài khoản không có quyền xem. Anh xem trước đúng nội dung sẽ gửi bằng nút Xem dữ liệu gửi đi ở mỗi tab.
Chi phí ước tính
Xuất dữ liệu ra Excel
Mỗi tháng một sheet riêng cho đơn hàng kênh GT · kèm danh mục khách hàng, bảng giá, dữ liệu sàn và tổng hợp dashboard
Nên xuất file Excel cuối mỗi ngày và lưu vào thư mục Sale hoặc Google Drive để làm bản sao lưu. Dữ liệu đang được giữ trong trình duyệt của máy này.
Nhập dữ liệu vào hệ thống
Khôi phục từ file Excel đã xuất hoặc file sao lưu .json
Kéo thả file .xlsx hoặc .json vào đâyDữ liệu trùng mã đơn / mã khách sẽ được ghi đè
Thiết lập chung
Phí đóng gói được nhân với số đơn hợp lệ của TikTok Shop và Shopee rồi đưa vào P&L. Tỷ lệ phí sàn ước tính chỉ dùng khi chưa nạp file quyết toán / tiền về ví.
Thông tin in trên chứng từ
Dùng cho Phiếu giao hàng kiêm đề nghị xuất kho gửi kế toán lưu hồ sơ
Tình trạng dữ liệu
Số bản ghi đang lưu trong hệ thống
Lưu trữ dài hạn — hệ thống chạy được bao nhiêu năm?
Ước tính dựa trên dung lượng thật của dữ liệu đang có, không phải con số giả định
Xoá toàn bộ dữ liệu là thao tác không thể hoàn tác. Hãy xuất file Excel/JSON sao lưu trước khi thực hiện.
Hướng dẫn vận hành hàng ngày
| Thời điểm | Việc cần làm |
| Trong ngày | Nhân viên kinh doanh nhập từng đơn GT/MT/Đại lý/Khách lẻ/CBNV phát sinh vào tab Nhập đơn hàng ngay khi chốt đơn |
| Cuối ngày | Tải file đơn hàng TikTok Shop & Shopee → nạp vào hệ thống → nhập chi phí quảng cáo trong ngày của 2 sàn |
| Cuối ngày | Mở tab Dashboard tổng hợp chọn "Hôm nay" để soát doanh số, chi phí, đơn hoàn/huỷ · Bấm Xuất Excel để sao lưu |
| Hàng tuần | Nạp file quyết toán TikTok + file tiền về ví Shopee để đối chiếu tiền thực nhận và chốt P&L |
| Cuối tháng | Xuất file Excel cả tháng · Chốt P&L 3 mảng · Rà lại giá cost nếu Bimifoods điều chỉnh giá nhập · Họp CRM theo Báo cáo phát triển kênh |
| Mỗi lần nhập kho | Khai đủ số lô, ngày sản xuất, thời hạn sử dụng — ngày hết hạn tự tính · Rà tab Lô & hạn sử dụng tìm lô cận date |